Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger i Bane NOR SF og Bane NOR Eiendom AS

Bane NOR SF er heleid av staten ved Samferdselsdepartementet. Vårt samfunnsoppdrag er å utvikle, bygge, drifte og forvalte det nasjonale jernbanenettet. Med en trygg, kundevennlig, tilgjengelig og effektiv jernbaneinfrastruktur skal vi legge grunnlaget for trafikkvekst gjennom gode knutepunkt for passasjerer og gods. Vi styrer trafikken på jernbanen og forvalter og utvikler jernbaneeiendom.

Bane Nor følger statens forventninger til selskapsledelse slik disse er uttrykt i Eierskapsmeldingen, og har i tillegg valgt etterlevelse av Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse så langt det passer.

Bane NOR-konsernet er arbeidsgiver for ca. 3 400 medarbeidere og har hovedkontor i Oslo. Konsernet er organisert i fire divisjoner med ansvar for hver sine fagområder (Drift og teknologi, Utbygging, Kunde og marked og Eiendom) og fire konsernstaber med fagansvar på tvers av divisjonene (HR og organisasjon, Virksomhetsstyring, Kommunikasjon og samfunnskontakt og Sikkerhet og kvalitet).

Bane NOR Eiendom AS er et heleid datterselskap av Bane NOR SF. Bane NOR Eiendom utvikler velfungerende knutepunkt og serviceanlegg for jernbanen med mål om at flere velger å bruke toget. Dette inkluderer utvikling og bygging av boliger, kontor- og næringsbygg og hoteller på knutepunktene, samt stasjonstjenester, verksteder, terminaler og driftsbygg.

Fra 2023 vil Spordrift AS bli en divisjon i Bane NOR. Spordrift har ca. 1 300 ansatte.

Våre verdier er åpen, respektfull, engasjert og nytenkende. Disse setter retning for vår adferd i all vår virksomhet. Vår ambisjon er at Bane NOR skal preges av et inkluderende og mangfoldig arbeidsmiljø der vi er nysgjerrige på hverandre og bruker hverandres kompetanse for å utvikle gode løsninger. Det skal vi legge til rette for.

Denne redegjørelsen gjelder for Bane NOR SF og Bane NOR Eiendom AS samlet.

Bane NOR respekterer og støtter grunnleggende menneskerettigheter, slik de fremkommer i internasjonale konvensjoner og norske lover i all vår virksomhet. Respekt for menneskerettigheter er integrert i Bane NORs aktiviteter. For ytterligere detaljer om dette vises det til Bane NORs websider om menneskerettigheter og åpenhetsloven.

Bane NOR har utført aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Bane NOR har gjennomført aktsomhetsvurderinger på et overordnet nivå for den samlede virksomheten til foretaket. Funn og risikoer i disse aktsomhetsvurderingene utgjorde basis for de konkrete aktsomhetsvurderingene som er gjennomført fordelt på tre områder, herunder (i) egen virksomhet, (ii) leverandørkjeden og (iii) forretningspartnere. Bane NOR har identifisert prioriterte menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter som beskrevet nærmere nedenfor.

Bane NOR har implementert aktsomhetsvurderinger i den ordinære driften i virksomheten, herunder som en del av anskaffelser og kontraktsoppfølging. Aktsomhetsvurderinger skal utføres regelmessig og tiltak for å forebygge eller forhindre negativ påvirkning på menneskerettigheter eller arbeidstakerrettigheter skal iverksettes ved behov og effekten av disse skal løpende vurderes. Aktsomhetsvurderinger gjøres i flere deler, og på flere nivåer, i organisasjonen. Det arbeides videre med å forbedre systematikken for å sikre enhetlig rutiner.

De grunnleggende menneskerettighetene og krav til anstendige arbeidsforhold er forankret i styret og konsernledelsen ved eierskap til styringsdokumentene som stiller krav om respekt for og fremmer etterlevelse. Sentralt i den forbindelse står Bane NORs Policy for etikk og samfunnsansvar, våre etiske retningslinjer og Bane NORs seriøsitetskrav til leverandører og forretningspartnere. Bane NOR er en betydelig samfunnsaktør og tar et særlig ansvar for påvirke etterlevelse og beskyttelse av de grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold gjennom våre kontrakter med våre leverandører og forretningspartnere. Det vises også til Bane NORs nettsider for ytterligere informasjon vedrørende Bane NORs krav til leverandørkjeden. Vi har et særlig fokus på utvikling av en ansvarlig bygg- og anleggsbransje med skjerpede krav til seriøsitet, etikk og vårt samfunnsansvar.

Bane NOR støtter opp om de ansattes rett til fagorganisering og mener at et organisert arbeidsliv er avgjørende for et velfungerende partssamarbeid og reell medbestemmelse. Bane NOR har gjennom avtaler med foreningene etablert ordninger som legger til rette for reell medbestemmelse for tillitsvalgte på alle nivåer i Bane NOR SF og som sikrer gode samarbeidsordninger mellom partene. Forholdet mellom ledelsen og ansatte i Bane NOR skal være basert på tillit og gjensidig respekt mellom partene på alle nivåer.

Bane NOR har en varslingskanal som mottar varsler om mulige kritikkverdige forhold herunder brudd på menneskerettigheter. Det kan varsles via Bane NORs eksterne varslingsmottak som administreres av KPMG, direkte til varslingssekretariatet, eller til Compliance Officer som leder varslingssekretariatet. KPMG videreformidler alle varsler til varslingssekretariatet. Det kommer også varsler opp til varslingssekretariatet via driften i Bane NOR. Innkomne varsler behandles av et varslingssekretariat, og varslingssekretariatet er Bane NORs kompetanseenhet på varslingssaker. Varslingskanalen sikrer mulighet for anonym varsling ved at en kan benytte den krypterte varslingstjenesten som administreres av KPMG. I denne løsningen kan varslingssekretariatet kommunisere med anonyme varslere.

Ved å ha et varslingssekretariat sikres enhetlig behandling på bakgrunn av gjeldende styringsdokumenter og likebehandling av innkomne saker. Noen utvalgte saker krever ekstern bistand (f.eks. pga. habilitet), og for denne typen saker har Bane NOR knyttet til seg rådgivere som vurderer de innkomne varslene på vegne av Bane NOR. Det rapporteres årlig til styret, konsernledelse, Sentralt Samarbeidsutvalg (representanter for fagforeninger og øverste ledelse) og sentralt arbeidsmiljøutvalg (representanter for verneombudene og øverste ledelse). Dette sikrer en forankring og felles forståelse for varsling i Bane NOR og en kvalitetssikring i forhold til hvordan Bane NOR jobber med varslingssaker. Det kommer varsler fra alle deler av Bane NORs virksomhet, og selv om Bane NOR ikke har etablert en separat KPI på varsling er vi bevisst på at varslingssakene skal reflektere Bane NORs risikobilde.

Det er en målsetting at saker, og da spesielt mindre omfattende konflikter av personalmessig karakter, skal løses på lavest mulig nivå. Bane NOR har derfor også etablert et eget kompetansemiljø i divisjonen HR og organisasjon som følger opp denne typen saker.

Varslingskanalen bidrar til å sikre kunnskap om og kartlegging av brudd på etiske retningslinjer og rettsregler, og følgelig er varslingskanalen et viktig verktøy som bidrar til at hensiktsmessige tiltak og reaksjoner kan iverksettes.

Varslingssekretariatet sitt ansvar avsluttes med en sluttrapport med forslag til tiltak. Alvorligheten og innholdet i varselet avgjør behov for og type tiltak som anbefales. Linjeledelsen eier tiltakene og skal sikre gjennomføring av tiltak, men får støtte fra de relevante fagavdelingene. Arbeidsrettsjurist involveres alltid der det er tiltak som kan involvere personalmessig eller organisasjonsmessig oppfølging med tilhørende konsekvenser. I varslingssaker hvor kartleggingen indikerer et lovbrudd er det fagansvarlige i juridisk avdeling som støtter ved eventuelle anmeldelser eller kontraktsmessige oppfølging der det er leverandør som er ansvarlig for avviket. Fagavdelinger involveres for å sikre at enhetlig prosess følges uavhengig av hvor i organisasjonen, eller hvem som eier kontrakten (dersom det er en leverandør som har brutt kontraktskrav), tiltakene skal implementeres.

Bane NOR har identifisert følgende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter som områder hvor Bane NOR kan ha særlig påvirkning:

• Rett til arbeid og fravær av diskriminering av arbeidssøkere.
• Rettferdig og gode arbeidsvilkår, herunder trygge og sunne arbeidsforhold. Reguleringer knyttet til hvile, fritid og ferie. Forbud mot enhver form for diskriminering i arbeidsforhold og ved ansettelse. Lik lønn for likt arbeid.
• Organisasjonsfrihet, fagforeningsfrihet og streikerett. Rett til kollektive forhandlinger.
• Tilfredsstillende levestandard for ansatte, inkludert lønn til å leve av.
• HMS på arbeidsplassen.
• Forbud mot barnearbeid, tvangsarbeid og slaveri.
• Meningsfrihet, ytringsfrihet og rett til fredelige sammenkomster.
• Forbud mot enhver form for rasisme og diskriminering.
• Rett til et sunt miljø og en natur der produksjonsevne og mangfold bevares.

De overordnede aktsomhetsvurderingene har identifisert følgende områder med forhøyet risiko knyttet til potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold:

Egen virksomhet

• Det store antallet medarbeidere og deres rett til personvern representerer en risiko Bane NOR alltid må være bevisst. Personopplysningen behandles i en rekke prosesser og systemer.
  
• HMS-risikoen er høyere for noen medarbeidergrupper i Bane NOR. Dette gjelder spesielt de som arbeider i, og ved, jernbanespor.
  
• Bane NOR har en rekke større utbyggingsprosjekter som kan påvirke naturmangfold, økosystemer og påvirkning på ytre miljø negativt. Gjennomførte aktsomhetsvurderinger på overordnet nivå på bakgrunn av OECDs aktsomhetskompass indikerer også at den helhetlige tilnærmingen til risikoer og oppfølging knyttet til klima og natur i Bane NOR er fragmentert og har mangler knyttet til systematikk. Det er også behov for klargjøring av mål og tiltak relatert til dette som favner alle deler av driften i Bane NOR.

Det er viktig for Bane NOR å få vite om mulige og faktiske avvik for å kunne iverksette tiltak. En velfungerende varslingskanal, har derfor vært et prioritert område for oss over flere år.

Leverandørkjede

• Følgende leverandørkjeder er identifisert med forhøyet risiko:
  • Tjenesteleverandører: entreprenørtjenester innenfor bygg- og anlegg med høy andel leveranse av råvarer som jern, stål, stein og trevirke, og transporttjenester.
    
  • Varekjøp: Jernbaneteknisk materiell, elektromekanisk utstyr, rullende arbeidsmaskiner og utstyr.
• Det er generelt en iboende risiko i tilknytning til leverandørers hjemland: for eksempel (i) leverandører som er hjemmehørende i stater som har en forhøyet korrupsjonsrisiko i henhold til anerkjente indekser da det er korrelasjon mellom korrupsjonsrisiko og risiko for brudd på menneskerettigheter og (ii) leverandører som er hjemmehørende i stater som ikke har ratifisert grunnleggende ILO-konvensjoner.

Forretningspartnere

• Bane NOR har et stort antall forretningspartnere innen kjøp, salg og utleie av eiendom. Det er en risiko for at forretningspartnere ikke har tilstrekkelig retningslinjer knyttet til seriøsitet, korrupsjon og sanksjonslovgivning.
• Det er en generell risiko for hvitvasking i eiendomsbransjen. På bakgrunn av dette gjennomførte Bane NOR en kontroll av utvalgte prosjekter i 2022 opp mot Bane NORs retningslinjer og kontrollkrav. Kontrollen medførte en rekke tiltak for oppfølging.

Bane NOR har gjennom aktsomhetsvurderinger identifisert følgende risikoområder og konkrete negative konsekvenser på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold.

Egen virksomhet

Det er ikke avdekket faktiske negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negative konsekvenser i egen virksomhet i 2022. Men arbeidet med å gjennomføre flere og konkrete aktsomhetsvurderinger er pågående så dette er et tiltak som gjelder både for egen virksomhet, leverandørkjede og forretningspartnere.

Leverandørkjede

Bane NOR har i 2022 avdekket mislighold av kontraktsbestemmelser hos enkelte underleverandører etter kontroll, revisjon eller undersøkelser etter varsel. Dette er i hovedsak knyttet til brudd på arbeidsmiljøloven. Bane NOR har vært i dialog med leverandørene for å rette opp bruddene og i enkelte tilfeller har også Bane NOR måtte heve kontrakter på bakgrunn av dette.

Bane NOR har iverksatt en rekke tiltak knyttet til leverandørkjeden for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser for menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold, herunder blant annet:

• Spissede seriøsitetskrav i alle kontrakter, samt vurdering og utvikling av nye krav. Dette hever nivået i hele leverandørkjeden i Bane NOR for å sikre anstendige arbeidsforhold.
  
• Innføring av HMSREG (elektronisk mannskapsregister) på bygg- og anleggsplass og opplæring i korrekt bruk. Dette gir forbedret oversikt og kontroll på hele leverandørkjeden for Bane NOR som byggherre og motvirker arbeidslivskriminalitet.
  
• Innføring av en godkjenningsordning for virksomheter som leverer sikkerhetsfunksjoner. Det stilles enhetlige krav til internkontroll, kompetanse og ansatteforhold. Dette gir bedre kvalitet og kontroll på en svært viktig funksjon for Bane NOR når det arbeides i og ved spor. Dette skal bidra til å sikre HMS for alle arbeidere i, og ved spor.
  
• Styrke gjennomføringen av tredjepartskontroll-IDD ("Integrity due diligence") i forkant av kontraktsinngåelse og underveis i kontraktsoppfølging. Dette skal blant annet bidra til å bekjempe korrupsjon, økonomiske misligheter og brudd på menneskerettigheter i vår leverandørkjede.
  
• Oppdatere og spisse konkurransegrunnlaget for å tydeliggjøre krav til seriøsitet hos leverandørene.
  
• Styrke rutiner og praksis for oppfølging av seriøsitet og arbeidslivskriminalitet i leverandørkjeden blant annet gjennom revisjoner, etterlevelses- og seriøsitetskontroller basert på aktsomhetsvurderinger av leverandørkjeden.
  
• Påseplikten for kontroll av lønns- og arbeidsvilkår er innarbeidet i styringsdokumenter og kontraktskrav. Samtidig så er det identifisert et behov for å styrke systematikken i kontrollene og implementere en risikobasert tilnærming til hvilke leverandører som kontrollers og når.

Forretningspartnere

Bane NOR har ikke avdekket faktiske negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negative konsekvenser blant forretningspartnere i 2022.

Bane NOR har allikevel i løpet av 2022 iverksatt flere tiltak knyttet til forretningspartnere for å forebygge negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser for menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold, herunder blant annet:

• Skjerpede krav til Bane NORs forretningspartnere i våre kontrakter for å ivareta Bane NORs krav til seriøsitet, samfunnsansvar og etikk.
  
• Skjerpede krav og rutiner knyttet til undersøkelse og oppfølging av forretningspartneres integritet og etiske standarder.