Styrke antikorrupsjon og habilitet

Bane NOR er en stor samfunnsaktør med et viktig samfunnsoppdrag, noe som medfører et særskilt ansvar for å ivareta god forretningsetikk og aktivt forebygge misligheter som korrupsjon. Vår rolle som byggherre i flere av landets største samferdselsprosjekter, med et bredt nettverk av internasjonale leverandører, forsterker behovet for å sikre åpenhet, etterrettelighet og transparens i alt vi gjør. Vår compliance-funksjon er et sentralt ledd i arbeidet med etikk og antikorrupsjon, og vi arbeider etter verdiene våre: Åpen, respektfull, engasjert og nytenkende. Funksjonen og rollen har det forebyggende, rådgivende og kontrollerende ansvaret for etikk og antikorrupsjon og arbeider etter mandat fra styret.

En tydelig tone fra toppen, ved at ledelsen selv setter etikk og antikorrupsjon på agendaen, bidrar til etterlevelse av verdiene og gjeldende styringsdokumenter. Etikk og antikorrupsjon inngår i årshjulet for Compliance’ rapportering til ledelsen. Konsernledelsen gjennomfører selv de samme opplæringsprogrammene (f.eks. dilemmatrening) som i resten av organisasjonen.

Bane NORs etterlevelse av lover og egne verdier er avhengig av de valgene alle selskapets medarbeidere tar hver dag. Vi forebygger avvik ved å ha gode styringsdokumenter, målrettet opplæring og relevante kontroller, og vi oppfordrere til åpenhet. Åpenhet om etiske problemstillinger sikrer at de som lurer spør om hjelp og får de rådene de har behov for. Vår erfaring er at målrettet opplæringen i etikk og antikorrupsjon, og spesielt dilemmatreninger, styrker kunnskapen og øker sannsynligheten for at medarbeidere ber om hjelp og adresserer etiske problemstillinger. I 2022 vil Bane NOR arbeide videre med ulike opplæringskonsepter som til enhver tid skal reflektere Bane NORs risikobilde og forebygge etiske adferdsavvik. Det betyr at selskapet årlig reviderer hvilke temaer vi skal adressere i opplæringen som er obligatorisk for alle og hva som skal inkluderes i dilemmatrening, inkludert dilemmatrening ansikt-til-ansikt.

Åpenhetskulturen er vesentlig når kritikkverdige forhold skal adresseres. Den enkelte medarbeiders handlingsplikt (plikten til å si ifra) vektlegges derfor i opplæringsaktivitetene. I konsernprosedyren for varsling er det å varsle både en rettighet og en plikt. Retten kobles til verdien åpen, og terskelen for å varsle skal være lav. Bane NOR har et eksternt mottak for varsler, slik at den som varsler kan velge å være anonym. Det er Bane NORs varslingssekretariat som behandler innkomne varsler. Medarbeiderundersøkelsene viser at organisasjonen har en god forståelse for varslingsordningen. Antall varsler har økt jevnt, og økningen, samt type varsler som mottas, bekrefter økt forståelse for varslingsordningen. Bane NOR har ikke satt et kvantitativt mål eller måleindikator for varslingssakanalen, men det er en målsetting at varslingsskanalens mottatte varsler skal reflektere Bane NOR risikobilde. Det betyr at det bl.a. bør komme inn varsler om lønns- og arbeidsvilkår, arbeidsmiljø og misligheter knyttet til økonomi, miljø og personvern. Varslingssekretariatet skal i 2022 fortsette sitt arbeid med å sikre god saksbehanding og bidra til at enda flere velger å si fra om kritikkverdige forhold.

Åpenhet og etisk ansvar gjelder også habilitet. Bane NOR er avhengig av tillit, og da må alt av prosesser og beslutninger være objektive og upåvirket av eventuelle utenforliggende forhold. Habilitetsregisteret er derfor et av Bane NORs verktøy for forebygge avvik. Registeret skal sikre åpenhet rundt forhold og relasjoner som kan medføre interessekonflikter og mulig inhabilitet. I Bane NOR er habilitet knyttet til verdien «åpen», fordi habilitet gjerne knyttes til relasjoner som ikke er offentlig tilgjengelig informasjon. Åpenhet rundt egen habilitet er derfor en viktig del av våre etiske krav. Det gjøres en årlig vurdering av hvem som er underlagt krav om å ha profil i habilitetsregisteret i tillegg til dem som arbeider med anskaffelser og/eller har budsjettfullmakt. Det gjennomføres en årlig, uavhengig kvalitetssikring av profilene til medarbeidere som har et særskilt ansvar. Dette inkluderer blant annet styremedlemmer, konsernledelsen, direktør for anskaffelser og teknisk direktør. Det jobbes kontinuerlig med å videreutvikle den verdiskapende effekten habilitetsregisteret har i Bane NORs arbeid for å forebygge misligheter og sikre åpenhet rundt alt av bindinger som kan medføre, eller oppfattes å medføre, inhabilitet.

Etikk og antikorrupsjonsarbeidet i Bane NOR har en risikobasert tilnærming. Tredjepartskontroller på integritet (Integrity due diligence) bidrar til redusert risiko for korrupsjon og atferd som bryter med Bane NORs verdier. Det arbeides kontinuerlig med å styrke metodikk og modeller for identifisering og reduksjon av risiko. Bane NOR skal oppleves som en attraktiv byggherre av seriøse leverandører. En viktig del av dette handler om de etiske kravene vi stiller til våre samarbeidspartnere, og at vi følger opp kravene via interne prosesser. Det å identifisere risikoelementer som indikerer avvik på Bane NORs krav, er avgjørende for å redusere risiko for korrupsjon og andre misligheter. I 2020 ble modellen for Compliance-risiko testet ut for første gang. Arbeidet med å utvikle og styrke modellen har fortsatt i 2021 og vil utvikles videre i årene som kommer på bakgrunn av erfaringer. Med Åpenhetsloven, som trer i kraft i juli 2022, kommer også skjerpede krav til menneskerettigheter og leverandørkontroll. Disse kravene vil inngå i risikovurderingene for Compliance-funksjonen.

Fagansvaret for personvern ligger i compliance-funksjonen. Personvernkompetansen er i 2021 styrket gjennom målrettet opplæring og dilemmatreninger ansikt-til-ansikt. Den generelle kompetansen og bevissten om personvern har som konsekvens økt gradvis i hele organisasjonen. Økt fokus på digitalisering gjør at personvernrådgiver jobber tett med IKT-miljøene, og særlig har det blitt prioritert å jobbe med informasjonssikkerhetsmiljøet for å sikre en tettere kobling mellom personvern og informasjonssikkerhet. Årsplanen for 2022 har i likhet med 2021 en prioritering av digital sikkerhet, IKT-systemstøtte og ERTMS. Bane NOR ser også at den generelle lovutviklingen krever et kontinuerlig fokus på de grunnleggende prinsippene for godt personvern (protokoll og dokumentasjonskrav), risiko for dataoverføringer til tredjeland og vurdering av personvernkonsekvenser.