Vi skal styrke antikorrupsjon og habilitet

Med oppdraget som forvalter av jernbaneinfrastrukturen i Norge følger det også et særskilt ansvar for å ivareta god forretningsetikk og aktivt forebygge korrupsjon.

Vår rolle som byggherre i flere av landets største samferdselsprosjekter med et bredt nettverk av internasjonale leverandører forsterker dette ansvaret for å sikre åpenhet, etterrettelighet og transparens i alt vi gjør.

Vi praktiserer nulltoleranse for brudd på etiske retningslinjer og korrupsjon. Vår compliance-funksjon er et sentralt ledd i arbeidet mot korrupsjon. Denne rollen har det forebyggende, rådgivende og kontrollerende ansvaret for etikk og anti-korrupsjon i vår organisasjon.

Vi skal oppleves som en attraktiv byggherre av seriøse leverandører. En viktig del av dette handler om de etiske kravene vi stiller til våre samarbeidspartnere. I 2020 skal konsernprosedyrene for etikk og tredjepartskontroll (integrity due dilligence) iverksettes og kontrollrutiner for etterlevelse etableres. Vi ønsker å identifisere mulige konflikter med Bane NORs etiske krav og verdier så tidlig som mulig. Dette er et langsiktig arbeid.

Vi praktiserer nulltoleranse for brudd på etiske retningslinjer og korrupsjon.

Opplæring av ansatte

Bane NORs etterlevelse av lover og interne verdier er helt avhengig av de valgene som alle våre ansatte og innleide tar hver dag. Derfor er opplæringen i etikk og antikorrupsjon en viktig del av vårt obligatoriske opplæringsprogram for ansatte. Hos oss forventer vi at lederskap utøves på grunnlag av våre verdier og gjeldende prosedyrer. Tydelige føringer fra ledelsen er avgjørende for å sikre etterlevelse i organisasjonen. I praksis betyr dette at rapporteringen av etterlevelse begynner på toppen, der både styret og konsernledelsen skal gå foran som eksempler for etterlevelse. Kunnskapen oppdateres årlig med et obligatorisk e-læringskurs og flere «ansikt til ansikt»-kurs med relevante dilemmaer. Vårt mål er å videreutvikle opplæringskonseptene for å sikre at de til enhver tid er relevante for risikobildet.

Habilitet

I Bane NOR er habilitet knyttet til verdien «åpen» – fordi habilitet ofte knyttes til relasjoner som ikke er offentlig tilgjengelig informasjon. Habilitet er derfor en viktig del av våre etiske krav. Vi har prosedyrer for habilitet i anskaffelsesprosesser i form av skjemaer som signeres av anskaffelsesteamet ved flere steg i prosessen. I 2018 introduserte vi et habilitetsregister, som skal sikre at medarbeidere og Bane NOR får styrket kontroll på mulige habilitetskonflikter mellom våre medarbeidere og leverandører. Slik forebygger vi at utenforliggende omstendigheter får påvirke våre beslutnings-grunnlag. I 2019 ble habilitetsregisteret overført til en ny teknisk løsning med styrket internkontroll, personvern og brukervennlighet. Alle ledere, kontraktrådgivere og alle som jobber i utvalgte utbyggingsprosjekter er pålagt å opprette en om habilitetsprofil i dette registeret. I 2020 og fremover vil videreutvikle den verdiskapende kvalitetssikringen av habilitet i anskaffelser.

558 ansatte registrert i Bane NORs elektroniske habilitetsregister.

Nøkkeltall: Antikorrupsjon og habilitet

5 048 medarbeidere har fullført e-læringskurs om etikk og samfunnsansvar

800 medarbeidere har fullført klasseromskurs i antikorrupsjon, habilitet og misligheter

30 antall varslingssaker om mulige kritikkverdige forhold håndtert i varslingskanalen

558 profiler i habilitetsregisteret

Habilitetsregisteret

Habilitetsregisteret, et sentralt verktøy i forebygging av korrupsjon

EU-kommisjonens rapport om korrupsjon i næringslivet fra 2019 avdekket store interessekonflikter i evalueringen av anbud. I rapporten peker 60 prosent på at kravspesifikasjonene i offentlige anskaffelser er tilpasset utvalgte selskaper. Vårt habilitetsregister er et sentralt verktøy i bevisstgjøringen på og kontrollen av habilitet. Vi tar interessekonflikter på alvor og jobber aktivt for å forebygge korrupsjon ved å stille klare krav til habilitet.

Kilde: Flash Eurobarometer 482, Businesses’ attitudes towards corruption in the EU, December 2019.

Personvern

I 2019 ansatte Bane NOR en egen personvernrådgiver med det forebyggende, rådgivende og kontrollerende fagansvaret for personvern. Som en stor samfunnsaktør er det viktig for oss å verne om privatlivet til våre egne medarbeidere, ansatte hos våre leverandører, våre leietakere, reisende og andre som vi samarbeider med. Personopplysninger representerer en verdi. Vi skal derfor sikre at personopplysninger vi har ansvaret for, ikke brukes som middel i korrupsjon eller på andre måter brukes urettmessig av uvedkommende.

I 2019 har vi oppdatert de sentrale, styrende dokumentene på personvernområdet, samt personvernerklæringene. Videre har vi startet et større arbeid for å kartlegge all behandling av personopplysninger som skjer i Bane NOR. Dette er et ledd i å kunne jobbe risikobasert med personvern, og arbeidet fortsetter for fullt i 2020. Videre vil opplæring på personvernområdet få høy prioritet, for å sikre at alle ansatte tar bevisste valg når vi behandler personopplysninger om både egne ansatte og eksterne samarbeidspartnere.

I 2019 ansatte Bane NOR en egen personvernrådgiver med det forebyggende, rådgivende og kontrollerende fagansvaret for personvern.

Varslingssaker

I Bane NOR har vi en åpenhetskultur der kritikkverdige forhold skal adresseres og den enkelte medarbeiders handlingsplikt (plikten til å si ifra) vektlegges i opplæringskonseptene. Et kritikkverdig forhold er et forhold som er i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer i Bane NOR eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet.

I vår konsernprosedyre for varsling er det å varsle både en rettighet og en plikt. Retten koples til verdien åpen og terskelen skal være lav. Dette ser vi som riktig i vårt arbeid med å sikre en «etterlevelseskultur». Alle varsler skal vurderes og kategoriseres som «kritikkverdig» eller «ikke kritikkverdig». Konsernprosedyren for varsling ble oppdatert i 2019 for å innarbeide de reviderte lovkravene i arbeidsmiljøloven som ble gjeldende fra 1. januar 2020. Vi har en elektronisk varslingstjeneste hos et eksternt firma, slik at den som varsler kan velge å være anonym. Varslene behandles i et eget varslingssekretariat.

Medarbeiderundersøkelsen for 2019 viste at organisasjonen har en god forståelse for varslingsordningen. I 2020 vil vi arbeide videre med å sikre en god saksbehandling av varsler for å styrke tilliten til varslingsordningen og det å varsle med navn (varsel er ikke anonymt for varslingssekretariatet, men for organisasjonen). Et av disse tiltakene er å etablere et nytt, eksternt mottak for varslingssaker, som gjør det mulig å kommunisere med en anonym varsler. Målet er å etablere nødvendig tillit slik at varsler velger å være åpen for varslingssekretariatet. Byggherrerollen krever også at vi som selskap jobber videre med mulighetene for å varsle direkte til leverandører og underleverandører, samtidig som vi gjør det klart at vi ønsker at dette gjøres dersom behovet oppstår

30 varslingssaker om mulige kritikkverdige forhold.

Styrke antikorrupsjon og habilitet

Hva vi gjorde i 2019, samt mål og tiltak for 2020-2023.

Status 2019 – hva gjorde vi? Mål og tiltak 2020-2023
Reviderte og videreutviklet styringsdokumenter for etikk og antikorrupsjon Jobbe videre med videre med å se på hvordan kravene til habilitet og bruk av habilitetsregisteret kan bidra til forebygging av korrupsjon
Implementerte etterlevelsesrapportering med fokus på “tonen på toppen” Risikomodellen for vurdering av compliance-risiko videreutvikles for å sikre identifisering av et best mulig risikobilde
Reviderte våre seriøsitetskrav til leverandører og samarbeidspartnere – inkludert etikk og antikorrupsjonskrav Etiske krav til medarbeidere og leverandører videreutvikles slik at de til enhver tid reflekterer samfunnsansvaret til Bane NOR.
Implementerte nye opplæringskonsepter tilpasset behovet og risikobildet for compliance Varslingsmottaket styrkes med mulighet for anonym dialog
Styrket habilitetsregisteret i en ny teknisk løsning med økt internkontroll Opplæringskonseptene skal til enhver tid reflektere risikobildet, bidra til diskusjon og sikre at medarbeidere vet hva som er rett i Bane NOR
Varslingskanalen og kjennskapen til å kunne si fra må styrkes i leverandørkjeden